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社会人4年目のめも帳

ITの知識なんてまったくない女の子が、外資系IT企業で”一流”の営業になるまでの記録

【読書メモ】社会人4年目の本棚:明日から90分仕事時間を削減する!(HITリスト(トリアージ)/6D/そして最も大切なこと)~『「仕事が終わらない」を抜け出す200のアイデア』を読んで~

『「仕事が終わらない」を抜け出す200のアイデア

を読んだので【内容】【山井的まとめ】【めも】1)HITリストの作成と、優先順位付けにおけるトリアージの考え方 2)6Dの考え方 3)PWF(プロダクティビティ・ワークフロー・フォーミュラ)を活用するときに最も大切なこと。 【ちなみに】を、メモ。

 

「仕事が終わらない! 」を抜け出す200のアイデア パンク寸前の自分を守る超仕事削減術

「仕事が終わらない! 」を抜け出す200のアイデア パンク寸前の自分を守る超仕事削減術

  • 作者: ローラ・スタック,前田雅子
  • 出版社/メーカー: CCCメディアハウス
  • 発売日: 2013/10/31
  • メディア: 単行本(ソフトカバー)
  • この商品を含むブログを見る
 

 

【内容】

コンサルティング会社、プロダクティビティ・プロ社の代表、

ローラ・スタック氏が、

”超仕事削減術”のために説いた200のアイデア

 

※英語ですが、概要はこちらでわかります↓

 


What to Do When There's Too Much to Do by Laura Stack (BK Business Title)

 

ーーーー

 

 

【山井的まとめ】

・序章

* 1979年と2009年を比較すると、アメリカの労働者の生産性は80%上昇したにも関わらず、賃金の上昇率は8%しか上がっていない。

*企業はますます人を減らし、残された人は長時間労働になっていく

(どうしたらいいのか)ー>”徹底的に減らす”ことが必要

(具体的には?)ー>PWF(プロダクティビティ・ワークフロー・フォーミュラ)を活用する

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・1章 やるべきことを決める

 

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・2章 スケジュールをたてる

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・3章 集中する

・4章 新しい情報を処理する

・5章 ワークフローを円滑にする

・6章 自分の能力をコントロールする

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【引用】

2章 スケジュールを立てる

□「ノー」というためのヒント

新たに仕事を引き受けることができないなら、騒ぎ立てたり、言い訳を並び立てたりせずに、断ること。単純に、「ごめんなさい。お役に立てればよかったけど、今は余裕がないんです」と言えばそれで十分。

 

3章 集中する

□外からの邪魔者への対処法

ビジネスマンの平均的な1日の中で、驚くことに勤務時間の28%は、人から邪魔されたことに対処し、また集中力を取り戻すのに費やされているという。

 

 4章 新しい情報を処理する

受け取った情報は以下の6つのルールにしたがって処理する。

□情報管理の基本

 ①強制接着剤ルール

 ②即決ルール

 ③始まりから終わりまでルール

 ④3分ルール

 ⑤空のトレイルール

 ⑥規律ルール

 

さらに、紙、メール、留守番電話は以下の6つのどれかの対応をすること。

□基礎となる6つの決断

 ①捨てる

 ②人に委ねる

 ③実行する

 ④日付を決める

 ⑤引き出しに入れる

 ⑥防ぐ

 

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【めも】

特にこの本を読んで印象に残ったのは、以下3つ。

1)HITリストの作成と、優先順位付けにおけるトリアージの考え方

2)6Dの考え方

3)PWF(プロダクティビティ・ワークフロー・フォーミュラ)を活用するときに最も大切なこと。

 

 

 

 

まず、1)HITリストの作成と、優先順位付けにおけるトリアージの考え方

自分では今まできちんとリストを作っているつもりだったけど、

・High Importance Task(本当に今日やるべきか?)

という視点では考えてなかった。

 

 

さらに医療現場で用いられる”トリアージ”という考え方。

トリアージというと、昔の記憶がよみがえる。

たしか、TVドラマ?で

 

「この患者は骨折だ!今はほっておいて、優先順位をさげよう!」

 

というセリフがあって、

 

「目の前の人をほっとくなんて、残酷な考え方!!」

 

というイメージしかなかったけど、そうではなくて、

優先順位を正しくつけるための考え方だった。

 

そして、災害時・緊急時の判断。それくらい、

シビアに仕事の優先順位付けも考えていかないといけないと思いました。

 

 

 

2)6Dの考え方

日々、大量にくるメールたち。プリントされた書類たち。

これを「どうしよっかな~」なんて言いながら、

曖昧にさばいてるから、仕事にむらが出るんだと思った。

 ①捨てる Discard

 ②人に委ねる Delegate

 ③実行する Do

 ④日付を決める Date

 ⑤引き出しに入れる Drawer

 ⑥防ぐ Deter

この6つの公式にあてはめて、処理することで、もれなく対応できそう。

すべてDで揃っているのも、素晴らしい。

 

 

そして最後に、3)PWFを活用するときに最も大切なこと。

自己管理がきちんとできていないと、日々のPWFを実行するのに必要なエネルギーを呼び起こすことができない。

エネルギーの消費を減らし、必要に応じて休息をとり、十分休み、定期的にエクササイズし、心の健康を管理するのだ。

最後は、”自分”というところも好き。

どんなに効率化を図ったって、自分にエネルギーがなかったら意味ないもんね。

しかもこのプログラムは、より効率的に仕事をすることで、

社会にも自分にも貢献しようというものだしね。

 

 

ーーーー

 

曖昧ではなく、公式。

 明日から実践しよう。

 

 

 

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【ちなみに】

・プロダクティビティ・プロ社のHPをみたら、理解度のテストも受けられるみたい。

 

・原題「What to Do When There's Too Much to Do」というタイトルも好き。

 

ローラ・スタック(Laura Stack)さんてどんな方だろう~

と思って調べてみました。ちょうどこの本の序章で言っているような動画がHPに。

 

 


Time Management Training from One of the Top Female Keynote Speakers - Laura Stack

 ...all time management traings used to teach people,

the longer you were there,

the harder you worked,

the more you did,

the more you got  thing checked of the list,

the more productive your day is.

 

....And that's not true!

 

山井的訳:今までのすべてのタイムマネジメントは人々にこう教えてきました。長く職場にいればいるほど、より激務であればあるほど、より仕事をこなせばこなすほど、どんどんTODOリストに済の印がつけばつくほど、あなたの1日は生産的であると。そしてそれは大きな間違いです!

 

 

 

※私のイメージとはちょっと違った!すごくはっきりされた方で、プレゼンテーションもすっと入ってくる。(この動画をみてから本を読むと、よりはっきり入ってくる気がする!)